En los últimos años, distintas normas especiales facultaron a diversos organismos públicos —tales como: SUNAT, SUNAFIL, SUTRAN, OSCE, etc.— a utilizar la “Casilla Electrónica” como medio de notificación, a veces en coexistencia con otros medios y, en ocasiones, como medio de notificación obligatorio y excluyente, pero siempre bajo reglas y condiciones disímiles para los administrados.
Por otro lado, a través de la Ley No. 31170, Ley que dispuso la implementación de mesas de partes digitales y notificaciones electrónicas, se reconoció que las entidades públicas que implementaran un servicio de notificaciones electrónicas —a través de “Casillas Electrónicas”— tienen la potestad de definir este servicio como primero en el orden de prelación de las notificaciones.
La situación descrita hacía más que necesario contar con una norma de carácter general que establezca los requisitos y garantías mínimos para el correcto uso e implementación de las “Casillas Electrónicas”.
En ese contexto, el 5 de mayo último, se ha emitido la Ley No. 31736, Ley que regula la notificación administrativa mediante “Casilla Electrónica”, con el objeto de regular la notificación, por dicha vía, de los actos y actuaciones administrativas emitidas por las entidades de la Administración Pública sujetas a la Ley No. 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, así como aquellas notificaciones previstas en sus respectivos Textos Únicos de Procedimientos Administrativos (TUPA).
Lamentablemente, si bien la norma acierta en determinadas materias —como, por ejemplo, el reconocimiento del “Mensaje de Alerta” al administrado como requisito de validez de la notificación— en otras, que son la mayoría, la regulación resulta incongruente con su propio texto y otras normas, o establece disposiciones que neutralizan los contados aciertos en los que incurrió.
A continuación, resumimos los principales aspectos de dicha norma:
Este debe ser el aspecto más sensible y preocupante de la norma, puesto que no queda claro si las entidades públicas están facultadas a “imponer” el uso de las Casillas Electrónicas o, por el contrario, su uso será “facultativo”, en cuyo caso debe mediar un pedido expreso del administrado.
En efecto, por un lado, la norma indica que las entidades públicas asignan una “Casilla Electrónica” al administrado que lo solicite (artículo 4, numeral 4.2).
Sin embargo, en el artículo siguiente (artículo 5, numeral 5.1), se indica que: “La notificación obligatoria vía casilla electrónica rige a partir de la primera notificación personal que se realiza al administrado por la que se le comunica la creación de dicha casilla electrónica, o cuando por alguna actuación administrativa de su parte se concluye en que accedió a esta”.
La incongruencia señalada colisiona con el orden de prelación de las modalidades de notificación previsto en el artículo 20 del TUO de la Ley No. 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, en virtud del cual la notificación personal es la regla y cualquier notificación por vía electrónica requiere de una autorización expresa del administrado; disposición que no ha sido derogada de manera expresa.
En nuestra opinión, cualquier esfuerzo del Estado por implementar la notificación de sus actos por la vía electrónica, debe significar una alternativa adicional para los administrados que así lo requieran y autoricen, pero no una imposición. Más aún, teniendo en cuenta la realidad que afronta la mayoría de los peruanos, de no contar con conectividad fácil y permanente.
Uno de los aciertos de la norma es haber establecido que el “Mensaje de alerta” —comunicación directa al administrado para dar cuenta del registro o depósito del acto en la “Casilla Electrónica”— es un requisito de validez de la notificación realizada a través de este medio.
Se trata de una disposición acertada en la medida que lo razonable es que los administrados consultemos de manera periódica la “Casilla Electrónica” asignada por la autoridad, pero no de manera permanente, lo que nos expone a tomar conocimiento extemporáneo de notificaciones que requieren respuestas inmediatas y perentorias.
Sin embargo, en la regulación complementaria a dicho “Mensaje de alerta”, nuevamente la norma incurre en incongruencia.
Así, en principio, se menciona que el “Mensaje de alerta” al correo electrónico declarado por el administrado, constituye un requisito de validez de la notificación (artículo 4, numeral 4.3), para luego señalar que el “Mensaje de alerta” al teléfono celular registrado por el administrado queda como una medida adicional meramente informativa de lo enviado electrónicamente, no constituyendo notificación en sí misma (artículo 4, numeral 4.4).
No obstante, en el artículo 5, numeral 5.4, se indica que ambos “Mensajes de alerta” (al correo electrónico y al teléfono celular) son requisitos de validez de la notificación.
En todo caso, al ser la disposición del artículo 5 más beneficiosa para el administrado, será la que debe prevalecer.
Finalmente, entendemos que, de requerirlo el administrado, deberá acreditarse que dichos “Mensajes de alerta” llegaron a la bandeja de entrada del correo electrónico del administrado y/o al buzón de mensajes de su teléfono celular, independientemente de si fueron efectivamente leídos o del acuse de recibo de la notificación.
Otra medida positiva es la referida a los límites temporales para que la autoridad efectúe las notificaciones a través de la “Casilla Electrónica”, ya que es muy usual que el registro o depósito de los actos administrativos por parte de la autoridad se produzca a horas cercanas al final del día o, incluso, en días inhábiles.
Al respecto, la regla señalada por la norma (artículo 5, numeral 5.2) es clara y razonable: “Las notificaciones se realizan solo de lunes a viernes durante el horario de atención al público de cada entidad, y los plazos correspondientes transcurren solamente desde fechas coincidentes con dichos días. Si la notificación se efectúa fuera de dicho horario, se considera notificado para sus efectos en el día hábil siguiente a primera hora”.
La norma define en su artículo 3, literal j), entre otros, el concepto de “Acuse de recibo” en los siguientes términos: “Procedimiento que registra la recepción y validación de la notificación electrónica personal recibida en la casilla electrónica, de modo tal que se impide rechazar el envío y da certeza al remitente de que el envío y la recepción han tenido lugar en una fecha y hora determinada a través del sello de tiempo electrónico”.
Por su parte, el artículo 5, numeral 5.6, textualmente indica: “El procedimiento de notificación mediante casilla electrónica se inicia con el depósito del acto administrativo o actuación administrativa en la casilla electrónica del administrado por parte de la entidad de la administración pública lo que, automáticamente, genera la constancia de notificación electrónica y el acuse de recibo que contendrá la confirmación de recepción de la notificación por parte del administrado (…)”.
Según se aprecia, parecería que el “Acuse de recibo” operaría de manera inmediata —luego de producido el depósito del acto administrativo por parte de la autoridad— en el entendido que el Sistema de Notificación Electrónico brinda las garantías técnicas y operativas necesarias para que no se altere la información registrada y que ésta sea efectivamente enviada, para cuyo efecto el sistema debe contar con un sello de tiempo electrónico.
En tal sentido, el “Acuse de recibo” no quedaría sujeto a una actuación o manifestación de voluntad del administrado.
Así las cosas, el uso del término “Acuse de recibo” no parece ser el más adecuado, puesto que se trata, más bien, de una “Constancia de notificación” que el “Sistema de Notificación” administrado por cada entidad pública genera de manera automática, una vez que verifica que se han cumplido con todos los requisitos de validez de la notificación.
No obstante, el artículo 5, numeral 5.6, concluye con esta disposición: “(…) asimismo, se envía la comunicación al correo electrónico y al teléfono celular del administrado con los datos de la notificación válidamente efectuada. El administrado debe efectuar la confirmación de la recepción mediante el acuse de recibo durante los cinco primeros días hábiles siguientes a la notificación válidamente efectuada”.
Aparentemente, este último “Acuse de recibo” estaría referido a la confirmación, por parte del administrado, de haber recibido la comunicación remitida a su correo electrónico y teléfono celular. Sin embargo, este el mismo término (“Acuse de recibo”) ya se reservó, confusamente, para lo que nosotros entendemos como la “Confirmación de recepción”, de ahí que urge el cambio de denominación para aludir al registro automático que genera el sistema con un nombre distinto al que “Acuse de recibo”.
Por último, la norma dispone que las entidades públicas que vienen haciendo uso de la notificación mediante “Casillas Electrónicas” deben adaptar sus sistemas informáticos a las disposiciones de la ley en un plazo de noventa no mayor de noventa (90) días calendario.
El plazo de adaptación no debe ser entendido como una vigencia diferida de la norma por noventa (90) días.
Las nuevas reglas resultan de aplicación inmediata como sucede con: (a) el envío del “Mensaje de alerta” en tanto requisito de validez de la notificación o (b) la obligación de realizar la notificación solo de lunes a viernes durante el horario de atención al público de cada entidad.
En todo caso, la entidad pública tendría que demostrar que resulta imprescindible adecuar su sistema informático para condicionar la vigencia inmediata de alguna regla contenida en la ley, circunstancia que deberá analizarse regla por regla. El plazo de adecuación no se aplica, per se, sobre la integridad de las nuevas disposiciones.
Cualquier consulta sobre el particular podrá ser absuelta por los abogados de nuestro Despacho Administrativo. Comunicarse con los doctores Carlos Carpio (ccarpio@estudiorodrigo.com); Hugo Silva (hsilva@estudiorodrigo.com); Augusto Effio (aeffio@estudiorodrigo.com); y/o, Sandra Ubillas (subillas@estudiorodrigo.com).
